Gospelkoor Reclaim

Huishoudelijk Reglement

2 april 2019

 

Doelstelling:

Het doel van Gospelkoor Reclaim is door vocale muziek het evangelie te verspreiden. Wij willen dit doel bereiken door:

  • Houden van wekelijkse repetities m.u.v. de schoolvakantie.
  • Meewerken aan kerkdiensten/evenementen en diverse activiteiten.

Leden:

  1. Iedereen kan lid worden vanaf het seizoen dan men 12 jaar wordt.
  2. De leden staan achter de doelstelling.
  3. Elk lid houdt zich aan het huishoudelijk reglement.
  4. Elk lid verplicht zich tot het betalen van contributie, waarvan het bedrag door het bestuur wordt vastgesteld.
  5. De contributie wordt per kwartaal geïncasseerd.
  6. De opzegtermijn van het lidmaatschap bedraagt 3 maanden.
  7. Elk lid krijgt een Reclaim-map in bruikleen en een gebruikersnaam en wachtwoord voor de besloten pagina van www.reclaim-klundert.nl.
  8. Elk lid is verplicht de uit te reiken bladmuziek te accepteren en er zorgvuldig mee om te gaan. Beschadigingen zijn voor eigen rekening. Men mag wijzigingen aanbrengen met potlood.
  9. Het bladmuziek mag alleen gewijzigd worden door dirigent(e), bandlid of met toestemming van het bestuur.
  10. Men is verplicht zoveel mogelijk aanwezig te zijn op de oefenavonden en uitvoeringen.
  11. Afmelding van een oefenavond geeft men door aan de dirigent(e).
  12. Men moet zich tijdig afmelden bij een dirigent(e) bij verhindering van een optreden.
  13. Ben je 2 oefenavonden voor een optreden niet aanwezig, dan moet er toestemming gevraagd worden aan de dirigent(e) om mee te doen.
  14. Bij alle schriftelijke stemmingen kunnen leden onder volmacht stemmen. Elk lid mag maximaal 2 volmachten vertegenwoordigen.

Bestuur: 

  1. Het bestuur bestaat uit:

– Voorzit(s)ter

– Penningmeester

– Secretaris

– PR-lid

– algemeen bestuurslid

  1. Het bestuur bepaalt het begin en het einde van het koorseizoen.
  2. Het bestuur vergadert gemiddeld 6 x per jaar.
  3. Bestuursleden zijn verplicht om bij het beëindigen van hun functie de verenigingsstukken die zij bezitten aan het bestuur af te staan.
  4. Het bestuur verplicht zich tot het rapporteren van relevante bestuursvergaderpunten aan de leden.
  5. Het bestuur is in het bezit van een AVG-verklaring die terug te vinden is op de besloten ledenpagina van www.reclaim-klundert.nl.

Taken voorzitter:

  • Bestuurs – en ledenvergaderingen leiden;
  • Contactpersoon muziekcommissie en evt. andere commissies;
  • Beleid uitstippelen samen met de andere bestuursleden;
  • Contact houden met andere ( bestuurs-) leden en voortgang bewaken;
  • Eindverantwoordelijk.

Taken secretaresse:

  • Krijgt de post/ mail binnen en verwerkt deze in de agenda of stuurt deze door;
  • Agenda maken voor de bestuursvergadering en 1 keer per jaar ledenvergadering;
  • Maakt de notulen na de vergaderingen;
  • De website actueel houden.

Taken bestuurslid PR:

  • Contactpersoon voor optredens;
  • Coördineren van optredens (van aanvraag tot optreden);
  • Koorleden informeren over aanvragen en optredens;
  • Opstellen van nieuwsbrieven;
  • Notuleren van bestuursvergaderingen bij afwezigheid van secretaris;
  • Buma Stemra invullen 1 keer per jaar.

Taken penningmeester:

  • Bestuursvergaderingen bijwonen;
  • Ledenlijst up-to-date houden;
  • Inschrijven van nieuwe leden t.b.v. incasso en ledenlijst;
  • Zaalhuur overmaken;
  • Facturen/ Debet- Credit- ontvangen, betalen en boeken;
  • KCZB gegevens verstrekken;
  • Begroting maken;
  • Jaarrekening opstellen;
  • Kascontrole toestaan en begeleiden;
  • Innemen van de mappen na opzeggen van het lidmaatschap, de contributie dan stopzetten.

Taken extra bestuurslid:

  • Helpende hand bij het uitvoeren van diverse taken.

Financiën:

  1. Een nieuw lid betaalt met ingang van het nieuwe kwartaal contributie.
  2. Bandleden en dirigent(e) betalen geen contributie.
  3. Op de jaarlijkse ledenvergadering legt het bestuur verantwoording af over het financiële beleid van het afgelopen jaar.
  4. Financiële bronnen van “Reclaim” zijn:

– Contributies

– Donaties

– Giften

– Optredens

– Subsidie

  1. Kosten gemaakt voor het koor worden vergoed. Bij declaratie van deze kosten dient de penningmeester de aankoopbonnen te ontvangen. Voor aankopen boven de € 15,00 is vooraf toestemming van de penningmeester nodig. Voor aankopen boven de € 50,00 is vooraf toestemming van het bestuur nodig.
  2. Het bedrag wat “Reclaim” vraagt voor optredens wordt vastgesteld door het bestuur.

Beëindiging van het lidmaatschap:

  1. Beëindiging van het lidmaatschap geschiedt door:

– Afmelding bij de penningmeester;

– Inleveren van de Reclaim-map;

– Het voldoen van de achterstallige contributie.

  1. Na afmelding van het lidmaatschap en inlevering van de Reclaim-map wordt de gebruikersnaam en code verwijderd van de besloten ledenpagina op de website.
  2. Met persoonlijke gegevens wordt omgegaan zoals beschreven in de AVG-verklaring.

Koorrepetities:

  1. De koorrepetities vinden plaats in de D-zaal van de Gereformeerde Kerk aan het Von Kropffplein te Klundert op dinsdag van 19.45 uur tot 21.45 uur, met uitzondering van de schoolvakanties, tenzij anders bepaald door bestuur en/of dirigent(e).
  2. De koorrepetities worden op passende wijze geopend.
  3. De indeling van de repetities wordt bepaald door de dirigent(e) in overleg met band. Daarbij is de afspraak voor de pauze instuderen nieuwe liederen en na de pauze doorzingen van repertoire.
  4. De leden dienen mee te helpen met het ordelijk achterlaten van de repetitieruimte en het gebouw.

Optredens: 

  1. Voordat een optreden wordt vastgelegd is er overleg tussen het bestuur, dirigent(e) en band.
  2. Plaats, datum en tijd van een optreden dienen zo snel mogelijk aan de koorleden te worden doorgegeven.
  3. Tijdens optredens wordt er zoveel mogelijk zonder map gezongen. Spiekboekjes zijn toegestaan na toestemming van bestuur en dirigent(e).
  4. Tijdens optredens wordt de kleding gedragen zoals vastgesteld door de muziekcommissie.

Slotbepaling:

In situaties waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Herziening reglement: 2 april 2019