Huishoudelijk reglement

Gospelkoor Reclaim

Huishoudelijk Reglement

1 juni 2022

Doelstelling:

Het doel van Gospelkoor Reclaim is door vocale muziek het evangelie te verspreiden. Wij willen dit doel bereiken door:

– Houden van wekelijkse repetities m.u.v. de schoolvakantie.
– Meewerken aan kerkdiensten/evenementen en diverse activiteiten.Leden:

Iedereen kan lid worden vanaf het seizoen dan men 12 jaar wordt.
De leden staan achter de doelstelling.
Elk lid houdt zich aan het huishoudelijk reglement.
Elk lid verplicht zich tot het betalen van contributie, waarvan het bedrag door hetbestuur wordt vastgesteld.
De contributie wordt per kwartaal geïncasseerd.
De opzegtermijn van het lidmaatschap bedraagt 3 maanden.
Elk lid krijgt een Reclaim-map in bruikleen en een gebruikersnaam en wachtwoordvoor de besloten pagina van www.reclaim-klundert.nl.
Elk lid is verplicht de uit te reiken bladmuziek te accepteren en er zorgvuldig mee omte gaan. Beschadigingen zijn voor eigen rekening. Men mag wijzigingen aanbrengenmet potlood.
De bladmuziek mag alleen gewijzigd worden door dirigent(e), bandlid of met toestemming van het bestuur.
Men is verplicht zoveel mogelijk aanwezig te zijn op de oefenavonden en optredens.
Afmelding van een oefenavond geeft men door aan de dirigent(e).
Men moet zich tijdig afmelden bij de dirigent(e) bij verhindering van een optreden.
Ben je een aantal oefenavonden voor een optreden niet aanwezig, dan kan de dirigent(e) bepalen of je meedoet met het optreden.
Bij alle schriftelijke stemmingen kunnen leden onder volmacht stemmen. Elk lid mag maximaal 2 volmachten vertegenwoordigen.

Bestuur: (de mannelijke benaming wordt aangehouden)

Het bestuur bestaat uit: – Voorzitter- Penningmeester
– Secretaris
– PR-lid
– algemeen bestuurslid
Het bestuur bepaalt het begin en het einde van het koorseizoen.
Het bestuur vergadert gemiddeld 6 x per jaar.
Bestuursleden zijn verplicht om bij het beëindigen van hun functie de verenigingsstukken die zij bezitten aan het bestuur af te staan.

Het bestuur verplicht zich tot het rapporteren van relevante bestuursvergaderpunten aan de leden.
Het bestuur is in het bezit van een AVG-verklaring die terug te vinden is op de besloten ledenpagina van www.reclaim-klundert.nl.
Tegenstrijdig belang:
Bestuursleden mogen niet meestemmen als zij enig persoonlijk belang hebben bij besluitvorming.
Belet en ontstentenis:
Bij onvolledig bestuur heeft het zittend bestuur dat tenminste uit 3 personen bestaat, volledige bevoegdheid, tenzij zij zich niet in staat achten of anderszins de leden bezwaar maken, om enig bestuurstaken te verrichten. De ledenvergadering neemt de besluitvorming over.
Meervoudig stemrecht:
Er mag nooit één bestuurslid een maatregel er doorheen drukken. Elk bestuurslid mag bij elk besluit slechts één stem uitbrengen.

Taken algemeen:

In onderling overleg kunnen taken herverdeeld worden.

Taken voorzitter:

Taken penningmeester:

Bestuursvergaderingen bijwonen;
Ledenlijst up-to-date houden;
Inschrijven van nieuwe leden t.b.v. incasso en ledenlijst;
Zaalhuur overmaken;
Facturen/ Debet- Credit- ontvangen, betalen en boeken;
FEMU gegevens verstrekken;
Koormuziek.nl: collectieve Buma Stemra gegevens verstrekken;
Begroting maken;
Jaarrekening opstellen;
Kascontrole toestaan en begeleiden;
Innemen van de mappen na opzeggen van het lidmaatschap, de contributie dan stopzetten.Taken extra bestuurslid:
Helpende hand bij het uitvoeren van diverse taken.

Multimedia:

Vooruitlopend op de wet digitaal vergaderen in 2024, stellen wij dat bestuursvergaderingen zo nodig digitaal mogen plaatsvinden. We streven ernaar om notulen bij te houden bij digitale vergaderingen.
Email wordt gebruikt voor de verspreiding van berichten en documenten.
Whatsapp of daarmee gelijkgesteld medium, wordt middels een groepsapp gebruikt voor verspreiding van korte berichten.
Voor leden die op deze manier niet bereikt kunnen of willen worden, wordt gezocht naar een alternatief.

Financiën:

Een nieuw lid betaalt met ingang van het nieuwe kwartaal contributie.
Bandleden en dirigent(e) betalen geen contributie.
Op de jaarlijkse ledenvergadering legt het bestuur verantwoording af over hetfinanciële beleid van het afgelopen jaar.
Financiële bronnen van “Reclaim” zijn:
– Contributies
– Donaties
– Giften
– Optredens
– Subsidie
Kosten gemaakt voor het koor worden vergoed. Bij declaratie van deze kosten dientde penningmeester de aankoopbonnen te ontvangen. Voor aankopen boven de
€ 15,00 is vooraf toestemming van de penningmeester nodig. Voor aankopen boven de € 50,00 is vooraf toestemming van het bestuur nodig.
Het bedrag wat “Reclaim” vraagt voor optredens wordt vastgesteld door het bestuur.

Beëindiging van het lidmaatschap:

Beëindiging van het lidmaatschap geschiedt door: – Afmelding bij de penningmeester;
– Inleveren van de Reclaim-map;
– Het voldoen van de achterstallige contributie.
Na afmelding van het lidmaatschap en inlevering van de Reclaim-map wordt de gebruikersnaam en code verwijderd van de besloten ledenpagina op de website.
Met persoonlijke gegevens wordt omgegaan zoals beschreven in de AVG-verklaring.

Koorrepetities:

De koorrepetities vinden plaats in de D-zaal van de Gereformeerde Kerk aan het Von Kropffplein te Klundert op dinsdag van 19.45 uur tot 21.45 uur, met uitzondering van de schoolvakanties, tenzij anders bepaald door bestuur en/of dirigent(e).
De koorrepetities worden op passende wijze geopend.
De indeling van de repetities wordt bepaald door de dirigent(e) in overleg met band.
De leden dienen mee te helpen met het ordelijk achterlaten van de repetitieruimte en het gebouw.

Optredens:

Voordat een optreden wordt vastgelegd is er overleg tussen het bestuur, dirigent(e) en band.
Plaats, datum en tijd van een optreden dienen zo snel mogelijk aan de koorleden te worden doorgegeven.
Tijdens optredens wordt er zoveel mogelijk zonder map gezongen. Spiekboekjes zijn toegestaan na toestemming van de dirigent(e).
Tijdens optredens wordt de kleding gedragen zoals vastgesteld door de muziekcommissie.

Slotbepaling:

In situaties waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Herziening reglement: 1 juni 2022