Gospelkoor Reclaim
Huishoudelijk Reglement
2 april 2019
Doelstelling:
Het doel van Gospelkoor Reclaim is door vocale muziek het evangelie te verspreiden. Wij willen dit doel bereiken door:
- Houden van wekelijkse repetities m.u.v. de schoolvakantie.
- Meewerken aan kerkdiensten/evenementen en diverse activiteiten.
Leden:
- Iedereen kan lid worden vanaf het seizoen dan men 12 jaar wordt.
- De leden staan achter de doelstelling.
- Elk lid houdt zich aan het huishoudelijk reglement.
- Elk lid verplicht zich tot het betalen van contributie, waarvan het bedrag door het bestuur wordt vastgesteld.
- De contributie wordt per kwartaal geïncasseerd.
- De opzegtermijn van het lidmaatschap bedraagt 3 maanden.
- Elk lid krijgt een Reclaim-map in bruikleen en een gebruikersnaam en wachtwoord voor de besloten pagina van www.reclaim-klundert.nl.
- Elk lid is verplicht de uit te reiken bladmuziek te accepteren en er zorgvuldig mee om te gaan. Beschadigingen zijn voor eigen rekening. Men mag wijzigingen aanbrengen met potlood.
- Het bladmuziek mag alleen gewijzigd worden door dirigent(e), bandlid of met toestemming van het bestuur.
- Men is verplicht zoveel mogelijk aanwezig te zijn op de oefenavonden en uitvoeringen.
- Afmelding van een oefenavond geeft men door aan de dirigent(e).
- Men moet zich tijdig afmelden bij een dirigent(e) bij verhindering van een optreden.
- Ben je 2 oefenavonden voor een optreden niet aanwezig, dan moet er toestemming gevraagd worden aan de dirigent(e) om mee te doen.
- Bij alle schriftelijke stemmingen kunnen leden onder volmacht stemmen. Elk lid mag maximaal 2 volmachten vertegenwoordigen.
Bestuur:
- Het bestuur bestaat uit:
– Voorzit(s)ter
– Penningmeester
– Secretaris
– PR-lid
– algemeen bestuurslid
- Het bestuur bepaalt het begin en het einde van het koorseizoen.
- Het bestuur vergadert gemiddeld 6 x per jaar.
- Bestuursleden zijn verplicht om bij het beëindigen van hun functie de verenigingsstukken die zij bezitten aan het bestuur af te staan.
- Het bestuur verplicht zich tot het rapporteren van relevante bestuursvergaderpunten aan de leden.
- Het bestuur is in het bezit van een AVG-verklaring die terug te vinden is op de besloten ledenpagina van www.reclaim-klundert.nl.
Taken voorzitter:
- Bestuurs – en ledenvergaderingen leiden;
- Contactpersoon muziekcommissie en evt. andere commissies;
- Beleid uitstippelen samen met de andere bestuursleden;
- Contact houden met andere ( bestuurs-) leden en voortgang bewaken;
- Eindverantwoordelijk.
Taken secretaresse:
- Krijgt de post/ mail binnen en verwerkt deze in de agenda of stuurt deze door;
- Agenda maken voor de bestuursvergadering en 1 keer per jaar ledenvergadering;
- Maakt de notulen na de vergaderingen;
- De website actueel houden.
Taken bestuurslid PR:
- Contactpersoon voor optredens;
- Coördineren van optredens (van aanvraag tot optreden);
- Koorleden informeren over aanvragen en optredens;
- Opstellen van nieuwsbrieven;
- Notuleren van bestuursvergaderingen bij afwezigheid van secretaris;
- Buma Stemra invullen 1 keer per jaar.
Taken penningmeester:
- Bestuursvergaderingen bijwonen;
- Ledenlijst up-to-date houden;
- Inschrijven van nieuwe leden t.b.v. incasso en ledenlijst;
- Zaalhuur overmaken;
- Facturen/ Debet- Credit- ontvangen, betalen en boeken;
- KCZB gegevens verstrekken;
- Begroting maken;
- Jaarrekening opstellen;
- Kascontrole toestaan en begeleiden;
- Innemen van de mappen na opzeggen van het lidmaatschap, de contributie dan stopzetten.
Taken extra bestuurslid:
- Helpende hand bij het uitvoeren van diverse taken.
Financiën:
- Een nieuw lid betaalt met ingang van het nieuwe kwartaal contributie.
- Bandleden en dirigent(e) betalen geen contributie.
- Op de jaarlijkse ledenvergadering legt het bestuur verantwoording af over het financiële beleid van het afgelopen jaar.
- Financiële bronnen van “Reclaim” zijn:
– Contributies
– Donaties
– Giften
– Optredens
– Subsidie
- Kosten gemaakt voor het koor worden vergoed. Bij declaratie van deze kosten dient de penningmeester de aankoopbonnen te ontvangen. Voor aankopen boven de € 15,00 is vooraf toestemming van de penningmeester nodig. Voor aankopen boven de € 50,00 is vooraf toestemming van het bestuur nodig.
- Het bedrag wat “Reclaim” vraagt voor optredens wordt vastgesteld door het bestuur.
Beëindiging van het lidmaatschap:
- Beëindiging van het lidmaatschap geschiedt door:
– Afmelding bij de penningmeester;
– Inleveren van de Reclaim-map;
– Het voldoen van de achterstallige contributie.
- Na afmelding van het lidmaatschap en inlevering van de Reclaim-map wordt de gebruikersnaam en code verwijderd van de besloten ledenpagina op de website.
- Met persoonlijke gegevens wordt omgegaan zoals beschreven in de AVG-verklaring.
Koorrepetities:
- De koorrepetities vinden plaats in de D-zaal van de Gereformeerde Kerk aan het Von Kropffplein te Klundert op dinsdag van 19.45 uur tot 21.45 uur, met uitzondering van de schoolvakanties, tenzij anders bepaald door bestuur en/of dirigent(e).
- De koorrepetities worden op passende wijze geopend.
- De indeling van de repetities wordt bepaald door de dirigent(e) in overleg met band. Daarbij is de afspraak voor de pauze instuderen nieuwe liederen en na de pauze doorzingen van repertoire.
- De leden dienen mee te helpen met het ordelijk achterlaten van de repetitieruimte en het gebouw.
Optredens:
- Voordat een optreden wordt vastgelegd is er overleg tussen het bestuur, dirigent(e) en band.
- Plaats, datum en tijd van een optreden dienen zo snel mogelijk aan de koorleden te worden doorgegeven.
- Tijdens optredens wordt er zoveel mogelijk zonder map gezongen. Spiekboekjes zijn toegestaan na toestemming van bestuur en dirigent(e).
- Tijdens optredens wordt de kleding gedragen zoals vastgesteld door de muziekcommissie.
Slotbepaling:
In situaties waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Herziening reglement: 2 april 2019